Проверка кадрового учета

Представьте: в компанию приходит долгожданная проверка из Государственной инспекции труда. Инспектор просит трудовые договоры, личные карточки Т-2, график отпусков. Вы уверены, что всё в идеальном порядке, но через часок выясняется — приказы о переводе не подписаны, в нескольких договорах «плавающие» условия оплаты, а с воинским учётом вообще беда. Протокол, предписание, штрафы. Для юридического лица — до 50 000 рублей за каждое нарушение, а если ошибок десяток? В московских условиях, где Трудовая инспекция использует риск-ориентированный подход и спуска не даёт никому, просроченный кадровый учёт превращается в настоящую мину замедленного действия. Избежать взрыва и привести документы в порядок поможет профессиональная проверка кадрового учета. Компания «БухСибирь» с 2010 года проводит кадровый аудит для столичного бизнеса, и за эти 15 лет мы вытащили из‑под удара не одну сотню предпринимателей.

Что включает проверка кадрового учета

Многие думают, что кадровый аудит — это просто «посмотреть трудовые договоры». На деле же проверка охватывает всю систему отношений «работодатель — работник»: от локальных нормативных актов до корректности расчёта компенсаций. Мы разбираем документы буквально по косточкам, чтобы ни одна мелочь не осталась незамеченной. Вот полный перечень того, что входит в услугу.

Аудит трудовых договоров и дополнительных соглашений

• Соответствие Трудовому кодексу. Проверяем, все ли обязательные условия прописаны: место работы с указанием обособленного подразделения (актуально для Москвы, где много филиалов), трудовая функция, условия оплаты, режим рабочего времени, гарантии и компенсации за вредность, если она подтверждена СОУТ. Часто видим договоры без чёткого оклада или с фразой «оплата согласно штатному расписанию» — это прямое нарушение.
• Наличие подписей и реквизитов. Сколько раз мы ловили ситуацию, когда экземпляр работодателя не подписан сотрудником, а на экземпляре работника — нет росписи директора? Суд в таком случае может признать договор незаключённым, и вы обязаны выплатить всё, что насчитает бывший сотрудник.
• Дополнительные соглашения. Каждое изменение условий — перевод, изменение оклада, новый график — должно фиксироваться письменным соглашением. Мы проверяем, все ли оформлены вовремя и подписаны обеими сторонами.
• Срочные трудовые договоры. Особый риск: если не доказана срочность или договор не продлён/расторгнут правильно, он автоматически становится бессрочным. А это уже совсем другая история для работодателя.

Ревизия локальных нормативных актов (ЛНА)

Любая московская компания обязана иметь базовый пакет ЛНА, утверждённых приказами и согласованных с профсоюзом (при его наличии). Без них инспектор выпишет штраф даже при идеальных трудовых контрактах. Мы проверяем:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — актуальность режимов работы, перерывы, ответственность сторон.
• Положение об оплате труда и премировании — конкретные показатели, сроки выплат, корректные формулировки.
• Положение о защите персональных данных — согласия на обработку, регламент доступа. Штрафы от Роскомнадзора тоже больно бьют по бюджету.
• Инструкции по охране труда, программа вводного инструктажа — для Москвы с её развитым надзором отсутствие хотя бы одного журнала может превратиться в предписание.
• График отпусков (если нет утверждённого за две недели до нового года — штраф).

Кадровое делопроизводство: приказы, личные карточки, журналы

Здесь мелочей не бывает. Мы выборочно или сплошным методом (в зависимости от объёма организации) инспектируем:

• Приказы по личному составу. Приём, перевод, увольнение, отпуска, командировки — все должны быть по унифицированным формам или по форме, утверждённой в организации. Проверяем наличие основания, дат ознакомления работника. Знаете случай, когда человека уволили «задним числом» без его ведома? Такое в суде оспаривается за 15 минут.
• Личные карточки Т-2. Обязанность вести их никто не отменял. Проверяем полноту записей, соответствие штатному расписанию, наличие отметок об отпусках, воинском учёте.
• Журналы учёта: движения трудовых книжек и вкладышей, прихода-расхода, учёта прохождения инструктажей. Часто отсутствуют или заполнены нерегулярно — стопроцентная «зацепка» для инспектора.
• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности. С переходом на электронные книжки путаницы стало меньше, но ошибки в бумажных версиях (неправильные записи об увольнении, не заверенные исправления) ещё встречаются. Проверяем и даём чёткий план исправления.

Воинский учёт

Отдельная головная боль для московских компаний. Если у вас есть хотя бы один военнообязанный сотрудник, вы обязаны вести воинский учёт. Проверяем наличие картотеки, сверку с военкоматом по месту нахождения организации, правильность заполнения личных карточек и отправки сведений. Штрафы за каждого неучтённого работника достигают 300 000 рублей с 2024 года. Мы знаем требования всех столичных военкоматов, потому что работаем с ними постоянно, помогая клиентам пройти сверку без нервов.

Охрана труда

• Специальная оценка условий труда (СОУТ). Наличие отчёта, внесение гарантий в трудовые договора, ознакомление работников. Без СОУТ трудинспекция сейчас фактически бессильна, но штрафует по полной.
• Медосмотры. Для офисных работников — только, если условия признаны вредными или работа за компьютером более 50% времени; для производственных — обязательный перечень. Проверяем периодичность и наличие заключений.
• Инструктажи по охране труда. Вводный, первичный, повторный — журналы должны быть оформлены, подписи проставлены. Даже если вы ИП с двумя продавцами, инструктажи нужны.

Результат нашей работы — не просто перечень замечаний, а детальный отчёт с анализом рисков и пошаговым планом исправления. Мы присваиваем каждому нарушению «уровень угрозы»: критический (срочное исправление), средний и допустимый. Так руководитель видит, за что хвататься в первую очередь, а что может подождать.

Кому и когда нужна проверка кадрового учета

Услуга актуальна для любой компании или ИП, у которых есть хотя бы один наёмный сотрудник. Но есть ситуации, когда аудит становится не просто желательным, а жизненно необходимым.

Организации любого масштаба и видов деятельности

• ООО на ОСНО, УСН, ЕСХН, патенте. Система налогообложения роли не играет — Трудовой кодекс един для всех. Наши клиенты — от небольших архитектурных бюро на три человека до производственных цехов со штатом 200+ сотрудников.
• Сферы повышенного внимания: строительство, ресторанный бизнес, розничная торговля, логистика, медицинские учреждения. Там, где много «текучки», вахтовый метод, иностранная рабочая сила или повышенный травматизм, инспекторские проверки случаются чаще.
• Иностранные компании с представительствами в Москве. Особенности оформления иностранных граждан, разрешения на работу, патенты — зона особого контроля. Мы не раз спасали такой бизнес от выдворения ценного специалиста из страны из‑за вовремя не продлённых документов.

Когда назначать аудит

1. Сменился кадровый работник или бухгалтер. Новый сотрудник ещё не знает всех нюансов, а «хвосты» от предшественника могут тянуться годами. Лучше сразу провести полную инвентаризацию.
2. Готовитесь к проверке ГИТ или Прокуратуры. Предпроверочный аудит позволит спокойно спать и встретить инспекцию во всеоружии. Практика показывает: компании, которые прошли у нас предварительную проверку, получают минимум замечаний и штрафов или не получают вовсе.
3. Планируете слияние, поглощение, продажу бизнеса. Инвестор или покупатель обязательно проанализирует кадровые риски. Незадекларированные трудовые споры, отсутствие лицензированных специалистов, «серые» схемы выплат — всё это снижает стоимость компании на десятки процентов.
4. Просто давно не наводили порядок. Если вы не помните, когда в последний раз заглядывали в график отпусков или сверялись с военкоматом, — добро пожаловать. Лучше 3–5 дней спокойного аудита сейчас, чем многомесячная судебная карусель потом.
5. Получена жалоба от сотрудника. В Москве работники стали юридически подкованными: чуть что — обращение в ГИТ или суд. Предписание могут вынести заочно. Проверка покажет, насколько обоснованы претензии и как парировать удар.

5 причин выбрать «БухСибирь» для проверки кадрового учета в Москве

На рынке много предложений, но наша специализация и подход дают ощутимые преимущества.

1. Опыт с 2010 года и более 700 постоянных клиентов. За это время мы пережили несколько волн изменений трудового законодательства, знаем все «узкие места» столичного правоприменения и поддерживаем отношения с экспертами инспекций. Наши клиенты — это реальный бизнес из Москвы и области, а не виртуальные компании из рекламных буклетов.
2. Гарантия конфиденциальности и полной сохранности документов. При выездном аудите наши специалисты работают строго на вашей территории или получают сканы по защищённым каналам. Ни одна бумага не покинет офис без вашего ведома. Отчёт о проверке видит только руководитель и уполномоченные лица.
3. Фиксированная стоимость после предварительной оценки. Мы не работаем по принципу «кот в мешке». Вы сообщаете примерный объём — количество сотрудников, документов, наличие обособок. Сразу называем цену и сроки. Никаких дополнительных платежей по ходу процесса.
4. Персональный менеджер-эксперт. С момента обращения с вами на связи один и тот же специалист, который знает историю компании и доведёт проект до результата. Он же останется куратором, если вы решите передать нам постоянное кадровое обслуживание.
5. Помощь в исправлении ошибок. Мы не просто указываем на недочёты — мы предлагаем готовые формулировки для соглашений, образцы заполненных приказов и, при желании, вносим правки под ключ. Часто клиенты поручают нам «лечение» учёта, и уже через месяц кадры блестят, как отполированные.

Отдельно стоит упомянуть знание московских реалий. Столичные ИФНС и ГИТ активно обмениваются данными с ПФР и ФСС. Ошибки в кадровом учёте всплывают при камеральных проверках отчётности по НДФЛ и взносам. Мы выстраиваем проверку так, чтобы налоговые риски тоже были под контролем.

Как проходит проверка — пошаговый алгоритм

Никакого бюрократического хаоса и затянутых сроков. Всё прозрачно и понятно.

Шаг 1. Знакомство и предварительный анализ

Вы оставляете заявку по телефону 8 (800) 600-68-84 или через форму обратной связи. Персональный менеджер уточняет основные параметры: штатную численность, режим налогообложения, наличие обособленных подразделений, дату последнего аудита. На этом этапе мы определяем ориентировочный объём работ и называем стоимость.

Шаг 2. Сбор и передача документов

По согласованию мы либо выезжаем в ваш московский офис, либо получаем сканы/копии. Для удалённой работы создаётся защищённый облачный доступ. Список необходимых бумаг предоставляется заранее — как правило, это трудовые договора со всеми допсоглашениями, приказы, личные карточки, штатное расписание, ЛНА, журналы, данные по СОУТ и медосмострам, документы воинского учёта.

Шаг 3. Заключение договора

Подписываем договор с чётким техническим заданием, перечнем задач, сроками и стоимостью. Если вы постоянный клиент бухгалтерского обслуживания, возможны специальные условия.

Шаг 4. Аудит и подготовка отчёта

Команда экспертов-кадровиков методично разбирает каждую группу документов. Средний срок проверки — от 3 до 7 рабочих дней в зависимости от объёма. Мы не просто фиксируем «не соответствует», а указываем степень риска, ссылаемся на нарушенную норму закона и возможный штраф.

Шаг 5. Презентация результатов и рекомендации

Готовый отчёт передаётся руководителю. При необходимости мы проводим очную встречу или видеоконференцию, поясняем каждое замечание и даём понятные инструкции: как исправить, в каком порядке, какие документы подготовить. Вы получаете реальное оружие против штрафов, а не просто исписанные листы.

Шаг 6. Исправление (по желанию)

Если вам удобно, мы можем сами подготовить всё недостающее: допечатать приказы, внести правильные записи, восстановить график отпусков, актуализировать ЛНА. Часто клиенты сразу заключают договор на полное кадровое обслуживание, чтобы забыть о проблеме навсегда.

Часто задаваемые вопросы

Начните с бесплатной консультации — это ни к чему вас не обязывает

Кадровые риски опасны тем, что их не видно до поры до времени. Одно неловкое слово уволенного сотрудника, одна внеплановая проверка — и бизнес парализован предписаниями, судами, испорченной репутацией. Не дайте бумажным просчётам разрушить то, что вы создавали годами.

Позвоните нам прямо сейчас по бесплатному федеральному номеру 8 (800) 600-68-84 или закажите обратный звонок. Первый разговор ни к чему не обязывает, но уже в ходе него вы поймёте, есть ли повод для беспокойства. Наш эксперт выслушает, задаст уточняющие вопросы и предложит оптимальный вариант проверки. Поверьте, лучше потратить полчаса на консультацию, чем потом неделями обивать пороги инспекций с кипой объяснительных.

БухСибирь: мнение эксперта

«За годы практики мы видели десятки компаний, которые работали на рынке по 5–7 лет и ни разу не проводили кадровый аудит. На первый взгляд — всё тихо. Но стоило уволиться главному бухгалтеру или прийти «письму счастья» из военкомата, как вскрывались такие пласты проблем, что руководитель хватался за голову. Особенно щепетильно к документам относятся в Москве: инспекторы здесь работают на опережение и знают все типичные уловки. Мой совет: не ждите грозы — проверьте кадровый учёт сейчас. Это как техосмотр для автомобиля: лучше сделать планово, чем встать посреди Садового кольца в час пик».